名簿やスプレッドシートの入力ミス・表記ゆれをなくしたい
入力欄をプルダウンにすると、新しく入る揺れを止められます。Googleスプレッドシートは「データ」→「データの入力規則」、エクセルは「データ」タブ→「データの入力規則」→「リスト」で設定します。
すでに入ってしまった揺れは、作業用の列を足してTRIM・SUBSTITUTE・ASCでそろえます。
重複は条件付き書式とCOUNTIFで色を付けて見つけます。
- 入力欄をプルダウンにして、これ以上揺らさない
- 作業用の列を1本足して、入ってしまった表記をそろえる
- スペースTRIMとSUBSTITUTEで半角1つに寄せる
- 全角と半角ASCで半角に寄せる
- 条件付き書式とCOUNTIFで重複に色を付ける
- 元の列に上書きすると、直す前の値には戻せません
- 集計や差し込みが合えば完了
同じ人でも「山田太郎」「山田 太郎」「山田 太郎」と入っていれば、集計では3人として数えられます。目で追うと取りこぼすので、入口を狭める側と、入ったものをそろえる側の両方から手を打ちます。
※メニュー名と手順は2026年9月時点の各社公式ヘルプに基づいています。お使いのバージョンでは名称が違うことがあります。
1入力の入口をプルダウンにする
- 入力させたい列を選ぶ
- データ → データの入力規則
- ルールを追加 → 条件でプルダウン
- 選択肢を1つずつ入力して完了
- 入力させたい列を選ぶ
- データタブ → データの入力規則
- 設定タブ → 入力値の種類で「リスト」
- ソース(元の値)にカンマ区切りで入力
部署名や都道府県のように答えが決まっている列は、自由入力をやめると揺れが増えにくくなります。リストに無い値も許したい列は、Googleスプレッドシートは「詳細オプション」の「データが無効の場合:」を「警告を表示」に、エクセルは「エラーメッセージ」タブで警告だけに変えられます。Googleスプレッドシートに名簿を置くなら、氏名や連絡先の取り扱いルールを勤務先で先に確認してください。
出典: Google: プルダウン / Microsoft: ドロップダウン
2入ってしまった表記を作業列でそろえる
左は全角スペース、右は半角スペース。見た目が近くても別の文字列として数えられる
元の列は消さずに残し、右に作業用の列を足します。元の列に上書きすると、直す前の値には戻せません。B列に氏名が入っているとして、C列に次の式を入れて下までコピーします。
=TRIM(SUBSTITUTE(B2," "," "))2つめの引数は全角スペース1つです。半角に置き換えてから、TRIMが先頭・末尾・連続したスペースを整えます。電話番号のように英数字だけの別の列(例: D列)は、ASCで半角に寄せます。
=ASC(D2)ただしASCは全角カタカナも半角カナに変えます。フリガナの列には使わないでください。TRIMは値32のスペース向けに作られており、Webから貼り付けると混じる「改行なしスペース」(値160)は残るとMicrosoftは説明しています。この文字はキーボードから打てないので、=TRIM(SUBSTITUTE(B2,CHAR(160),CHAR(32))) と書いて置き換えます。
出典: Google: TRIM / Google: ASC / Microsoft: TRIM / Microsoft: ASC
3重複と直し漏れに色を付ける
- そろえた列のC2からC500を選ぶ
- 表示形式 → 条件付き書式
- 単一色 → カスタム数式
- =COUNTIF($C$2:$C$500,C2)>1 と入力
- そろえた列のC2からC500を選ぶ
- ホームタブ → 条件付き書式
- セルの強調表示ルール → 重複する値
- 色を選んでOK
選ぶ範囲は数式の範囲とそろえます。C列全体を選ぶと色が1行ずれます。末尾の500は表の最終行に合わせて書き換えます。範囲の外は数に入らず、重複があっても色が付きません。
色が付いた行を見比べれば、二重登録か同姓同名かがわかります。COUNTIFは英字の大文字と小文字を区別しないので、「Yamada」と「yamada」も同じ扱いです。
行を減らす操作は最後に回します。重複の削除は行そのものを消すので、先に元の表を別のシートへコピーします(Microsoftも公式ヘルプで事前のコピーを勧めています)。手順は複数のCSVを1つにまとめて重複を消したいに書いています。
出典: Google: 条件付き書式 / Microsoft: 条件付き書式 / Microsoft: 重複の削除
それでも合わない時のチェックリスト
難しいのは数式ではなく、どの表記を正とするかを決めることです。関数は、決めた基準を表に反映する道具にすぎません。